H2L株式会社（以下「当社」といいます。）は、当社が提供する「BodySharing for Business」のアプリ、Webサービス、管理機能およびこれらに関連するサービス（以下「本サービス」といいます。）における利用者情報（個人情報を含みます。）の取扱いについて、以下のとおり定めます。
本サービスは、主として法人および団体向けに提供されるサービスです。本ポリシーにおいて「契約企業」とは、本サービスの利用契約を当社と締結した法人、団体または事業者をいい、「利用者」とは、契約企業からアカウントまたは利用権限を付与され、本サービスを利用する個人をいいます。
1. 取得する情報
当社は、本サービスの提供に必要な範囲で、次の情報を取得、利用または一時的に処理する場合があります。
(1) アカウントおよび所属に関する情報
氏名、表示名、メールアドレス、所属組織、部署、役職、オフィスID、ユーザーID、権限情報、認証状態等
(2) サービス利用情報
ログインおよびログアウトの日時、入退室情報、在席状態、ルームまたはパネルの移動情報、アバターおよびプロフィール設定、チャット等の投稿内容、画面共有機能の利用状況、操作履歴、各機能の利用日時等
(3) 勤怠情報
出勤時刻、退勤時刻、休憩開始時刻、休憩終了時刻、勤務時間、勤怠の修正内容、申請内容、承認または却下の履歴等
(4) リアルタイム通信に関する情報
音声通話、映像通話および画面共有に使用するユーザー識別子、チャンネルまたはルーム識別子、接続日時、通信状態、ネットワーク品質、IPアドレスその他通信機能の提供に必要な情報等
マイク音声、カメラ映像および画面共有映像は、リアルタイム通信機能の提供に必要な範囲で一時的に処理され、同じ通話、ルームまたはセッション内の参加者に送信されます。当社は、本サービスにおいて音声、映像または画面共有内容を録音もしくは録画して保存する機能を提供しておらず、当社が管理する保存領域にはこれらの内容を保存しません。
(5) コンディションに関する情報
本サービスの機能に応じて、元気度、残体力、リラックス状態、緊張度、その他接続デバイスまたは本サービスの利用により取得もしくは算出される情報等
(6) 端末情報およびログ情報
端末種別、端末モデル、OS、ブラウザまたはアプリのバージョン、IPアドレス、アクセス日時、通信状態、外部サービスが発行する識別子、診断ログ、エラーログ、アクセスログ等
(7) お問い合わせに関する情報
氏名、メールアドレス、所属組織、お問い合わせ内容、対応内容、対応日時および対応履歴等
2. 利用目的
当社は、取得した情報を次の目的で利用します。
・本サービスの提供、維持、運用および改善のため
・ログイン認証、本人確認、アカウント管理および不正ログイン防止のため
・在席状態、入退室、ルーム移動、アバター表示、チャットその他のバーチャルオフィス機能を提供するため
・音声通話、映像通話および画面共有等のリアルタイム通信機能を提供するため
・出退勤の記録、勤務時間の算出、勤怠修正、申請、承認および却下等の勤怠管理機能を提供するため
・元気度、残体力、リラックス状態、緊張度その他のコンディション情報を取得、算出、表示および分析するため
・契約企業に、アカウント管理、権限管理、勤怠管理、利用状況確認その他の管理機能を提供するため
・障害の検知および調査、不具合の修正、通信品質の改善ならびにサービスの安定稼働のため
・不正アクセス、不正利用、利用規約違反その他の不適切な行為の防止、検知および対応のため
・お問い合わせ、相談、苦情、開示等の請求への対応およびサポート提供のため
・法令または公的機関による適法な要請に対応するため
・上記の利用目的に付随または関連する目的のため
当社は、本サービスから得られた情報を、特定の利用者および契約企業を識別できない統計情報として、本サービスの利用状況の分析、品質改善および研究開発に利用する場合があります。
3. 本サービス内での表示および契約企業への提供
本サービスの機能上、氏名、表示名、アバター、所属組織、在席状態、入退室情報、ルーム情報、チャット等の投稿内容が、同一オフィス、同一ルームまたは同一契約企業の利用者に表示される場合があります。
また、アカウント情報、所属情報、在席状態、入退室情報、利用履歴、勤怠情報、申請履歴および承認・却下履歴等は、契約企業の管理者または権限を付与された利用者に表示、提供または管理される場合があります。
4. 外部サービスの利用
当社は、本サービスの提供、運用、保守および改善に必要な範囲で、次の外部サービスを利用します。
(1) Google Firebase
Firebase Authentication、Cloud Firestore、Realtime Database、Cloud Functionsを、ログイン認証、データの保存および取得、リアルタイム同期、サーバー側処理等のために利用します。
(2) Agora
音声通話、映像通話および画面共有等のリアルタイム通信機能を提供するために利用します。これに伴い、ユーザー識別子、チャンネルまたはルーム識別子、接続日時、IPアドレス、端末・ネットワーク情報、通信状態ならびに音声、映像および画面共有の通信ストリームが送信または一時的に処理される場合があります。
(3) Photon Realtime / Photon Engine
バーチャルオフィス内のアバター表示、在席状態、ルーム移動および同時接続状態等のリアルタイム同期に利用します。これに伴い、ユーザー識別子、表示名、アバター情報、ルーム情報、在席状態、移動情報、接続状態、IPアドレスおよびネットワーク情報等が送信または処理される場合があります。
(4) 当社管理の解析API
元気度、残体力、リラックス状態、緊張度その他のコンディション情報の取得、算出または分析のため、当社が管理する解析APIを利用する場合があります。
5. 第三者提供、委託および販売の禁止
当社は、法令に基づく場合、本サービスの提供に必要な範囲で外部サービス提供者または業務委託先に取扱いを委託する場合、その他法令により認められる場合を除き、利用者本人の同意なく個人データを第三者に提供しません。
当社は、利用者の個人情報その他の利用者情報を販売しません。
6. 端末権限
当社は、利用者が該当する機能を利用する場合に、次の端末権限を使用します。
・マイク権限：音声通話を提供するため
・カメラ権限：映像通話を提供するため
・画面共有または画面キャプチャ権限：利用者が選択した画面を他の参加者と共有するため
・Bluetoothまたは付近のデバイスに関する権限：FirstVRその他の対応デバイスとの接続および通信のため
Bluetooth機能または付近のデバイスの検出にあたり、一部のOSまたはバージョンの仕様上、位置情報権限の許可が必要となる場合があります。この場合であっても、当社は、GPSその他の測位機能に基づく利用者の現在地情報を取得、送信、保存または継続的に追跡する目的では当該権限を利用しません。
7. データの保存期間
当社は、取得した情報を次の期間を目安として保存します。保存期間を経過した情報または利用目的を達成した情報は、法令上または正当な業務上の理由により保存する必要がある場合を除き、削除し、または特定の利用者を再識別できない状態に加工します。
・アカウント情報、所属情報、サービス利用情報、チャット等の投稿内容およびコンディション情報
アカウントの利用期間中保存し、アカウント削除または契約終了後、原則として30日以内に削除または匿名化します。
・勤怠情報、勤怠修正情報、申請履歴および承認履歴
各情報の作成日から5年間保存し、その後削除または匿名化します。ただし、契約企業との契約または法令により別の保存期間が必要な場合は、当該期間保存します。
・通信接続情報、通信品質情報、端末情報、診断ログ、エラーログおよびアクセスログ
取得日から最長6か月以内の必要な期間保存し、その後削除または匿名化します。
・音声、カメラ映像および画面共有映像
リアルタイム通信のために一時的に処理しますが、当社が管理する保存領域には保存しません。
・お問い合わせ内容および対応履歴
対応完了後3年間保存し、その後削除します。
・バックアップデータ
通常のデータベースから削除された情報が、バックアップ上には最大35日間残る場合があります。当該期間経過後、順次削除または上書きされます。
法令遵守、契約管理、請求・会計処理、セキュリティ確保、不正利用防止、障害調査、事故対応、紛争対応または法的請求への対応のため保存が必要な情報については、必要な範囲および期間に限って、上記期間を超えて保存する場合があります。
8. アカウントおよびデータの削除、開示等
本サービスのアカウントは、原則として契約企業または契約企業の管理者が発行および管理します。
利用者がアカウントまたは自身に関するデータの削除を希望する場合は、次のいずれかの方法で申請できます。
・所属する契約企業の管理者への申請
・当社へのメールによる申請
E-mail：info@h2l.jp
件名：「BodySharing for Business アカウント・データ削除依頼」
メールで申請する場合は、登録メールアドレス、所属組織名および削除を希望するデータの範囲を記載してください。
当社は、本人確認または契約企業における権限確認を行ったうえで、契約企業と連携し、原則として確認完了後30日以内に当該アカウントに関連するデータを削除し、または再識別できない状態に加工します。
ただし、法令、契約管理、請求・会計処理、セキュリティ確保、不正利用防止、障害調査、事故対応、紛争対応または法的請求への対応のため保存が必要な情報については、必要な範囲および期間に限り、アカウント削除後も保存する場合があります。
利用者は、当社が保有する自身の保有個人データ等について、法令に基づき、利用目的の通知、開示、訂正、追加、削除、利用停止、消去または第三者提供の停止を請求できます。請求を希望する場合は、本ポリシーに記載のお問い合わせ窓口までご連絡ください。
9. 安全管理措置
当社は、取得した利用者情報への不正アクセス、漏えい、滅失、毀損、改ざんその他の事故を防止するため、通信経路の暗号化、認証およびアクセス権限の管理、ログ管理、バックアップ管理、従業者への教育、外部サービス提供者および業務委託先の監督等、必要かつ適切な安全管理措置を講じます。
10. 本ポリシーの改定およびお問い合わせ窓口
当社は、法令、本サービスの内容、取得する情報、利用目的または外部サービスの変更等に応じて、本ポリシーを改定することがあります。改定した場合は、当社Webサイトまたは本サービス内の表示その他適切な方法により公表します。
本サービスにおける利用者情報の取扱い、アカウントもしくはデータの削除、開示、訂正、利用停止、苦情その他のお問い合わせは、以下の窓口までご連絡ください。
【事業者名】
H2L株式会社
【対象サービス】
BodySharing for Business
【お問い合わせ先】
E-mail：info@h2l.jp
以上
制定日：2022年10月26日
最終改定日：2026年7月13日